Avez-vous déjà ressenti, en fin de journée, cette frustration de n’avoir presque rien rayé de la liste des tâches que vous aviez fermement décidées d’accomplir le matin même ?
Le temps a été employé activement – pourtant la satisfaction du travail accompli n’est pas au rendez-vous. Pourquoi ?
Voici quelques erreurs fréquentes:
- confondre un pense-bête (choses à ne pas oublier) et une liste de tâches (choses à réaliser ce jour)
- ne pas hiérarchiser les tâches à réaliser
- oublier qu’une tâche dissimule souvent de nombreuses “petites” tâches intermédiaires
- ne pas estimer le temps nécessaire à la réalisation d’une tâche – et cumuler 100 heures de travail sur un post-it
Lorsqu’on en prend conscience, la moitié du travail est fait.
Je vous propose un nouveau mode opératoire, qui est pour moi devenu naturel après une vingtaine de jours de pratique.
Faire une liste “pense bête”
Cette habitude courante est selon moi à conserver. Voici les outils que j’utilise en général:
- Todoist : site plutôt ergonomique et gratuit qui permet de gérer facilement les tâches en les hiérarchisant et en les catégorisant
- Outlook et son système de tâches : permet de partager avec mes collègues des tâches précises et de les déléguer au besoin. Un défaut: pas de sous-tâches (sur ma version en tout cas)
- le Mind-mapping avec NovaMind ou MindManager
- un bon bloc papier (si je suis dans le métro)
Ma préférence va aux outils informatiques, ce qui permet de conserver des notes lisibles et remodelables sur plusieurs jours.
Evaluer les priorités et ne garder que le nécessaire
- commencer par les tâches importantes et urgentes qui ne peuvent être déléguées.
- puis les tâches importantes mais non urgentes.
- les tâches urgentes mais peu importantes qui peuvent être déléguées.
- enfin, les tâches ni importantes ni urgentes à déléguer ou à supprimer.
J’ai choisi d’adapter la méthode d’Eisenhower: j’isole les tâches avec une vraie contrainte de date (engagement vis à vis d’un tiers) de celles sans réelle échéance (“il serait bien de faire….”,”quand vous aurez le temps pensez à ….”).
Pour les tâches sans réelle échance, je me pose ensuite les questions suivantes:
- quelles sont les répercussions de la non-réalisation de cette tâche aujourd’hui sur mes dossiers?
- idem sur ceux de mes collègues?
- à partir de quand sa non-réalisation pose problème ?
- quelle sera la nature et l’importance de ces problèmes?
Les réponses permettent d’identifier l’importance des tâches et d’estimer leur échéance.
Je ne retiens plus que les tâches dont les dates sont très proches, ce qui éclaircit grandement le paysage.
Découper en tâches fines
Ce découpage est nécessaire pour affiner le temps nécessaire à la réalisation de la tâche plus globale.
“Envoyer la proposition commerciale au client X” suppose notamment de:
- lire le cahier des charges
- analyser les besoins
- évaluer la faisabilité
- consulter un collègue expert ?
- organiser une réunion de travail avec un service compétent ?
- réfléchir à la struture du document et l’organisation de nos réponses
- l’écrire
- le relire
- éventuellement le faire valider par un supérieur..
Bref cet item apparemment anodin cache un travail non négligeable.
Une fois ce découpage réalisé, j’applique le filtre de la délégation: suis-je la seule à avoir les compétences pour réaliser cette tâche ?.
Je ne retiens que les tâches que je suis la seule à pouvoir faire.
Analyser la charge de travail
Pour chaque tâche “unitaire” je cherche à estimer le temps nécessaire à sa réalisation (en heures et minutes).
Je vous recommande de prendre votre temps pour cette étape clé, et de vous documenter pour affiner votre technique d’estimation.
Attention, on a souvent plus tendance à sous-estimer que sur-estimer. Quand cela est possible, il est précieux de vous appuyer sur des données historiques.
Si je constate qu’une tâche est évaluée à plus de 4 heures je m’interroge à nouveau sur son contenu (découpable à nouveau en sous tâches?)
Définir des objectifs réalistes
Maintenant que nous disposons de ce qu’il faut faire et d’une estimation du temps requis, il reste à décider des tâches qui seront à réaliser aujourd’hui.
Traditionnellement, une journée de travail est de 7 à 10 heures. On consacre toujours une quote part de notre temps à des imprévus, on est interrompu…du coup il semble préférable de se baser sur 5 à 8 heures disponibles.
Il est donc irréaliste et surtout contre-productif de se fixer une liste dont la somme du temps nécessaire dépasse cette durée.
J’ai constaté une plus grande satisfaction personnelle en fin de journée lorsque que j’applique cette méthode.
Lectures recommandées sur le thème de la gestion du temps
- Gérer efficacement son temps (René-Louis Comtois)
- Et si on travaillait sans stress ! (Eric Saunier)
- Plus efficace et moins stressé : Le bien-être, clé de la performance (Marie-José Couchaère et Lionel Bellenger)
- Du désir au plaisir de changer : Comprendre et provoquer le changement (Françoise Kourilsky)
