Faire autrement

Avez-vous déjà passé du temps à rechercher dans tous les dossiers présents sur votre bureau LA feuille indispensable pour réaliser la tâche que vous aviez à faire ? C’est parfois le Post-It avec le numéro de téléphone, le formulaire pour le bon de commande… Sur le bureau, une pile s’écroule à droite, une autre à gauche, c’est à peine si on distingue le bureau lui-même.

C’est dans un moment comme celui-ci que j’ai décidé de revoir ma façon de ranger mon bureau.

En effet, un environnement, pour être propice au travail, ne doit pas simplement être loin du bruit, des sonneries du téléphone. Selon moi, il est aussi important de limiter le nombre d’objets présents sur le bureau.

Faire place nette

Tout objet présent dans votre champ de vision peut devenir à tout moment polluant et vous distraire. Je vous encourage à conserver sur votre bureau les choses essentielles.

A chacun de trouver son équilibre, pour ma part j’ai conservé sur mon bureau:

• l’écran de l’ordinateur
• le clavier
• la souris
• le téléphone
• un pot à crayon
• un bloc-note
• et la “pochette du jour”

J’ai éliminé les Post-It qui me donnent la sensation d’avoir une foule de choses à faire, ce qui m’oppresse toute la journée et me désespère en fin de journée quand je constate qu’il en reste toujours autant!

Structurer les tiroirs et disposer d’un matériel en état

Lors d’un changement de bureau j’ai constaté que j’avais dans mes tiroirs 3 agrafeuses différentes et pleins d’agrafes incompatibles avec les agrafeuses (!), 15 stylos dont 10 qui ne marchaient plus, une paire de ciseaux pleins de colle que je ne pouvais plus utiliser à cause des traces qu’ils laissaient à chaque utilisation…

Mes tiroirs étaient pleins de matériel pas très opérationnel!

Depuis ce constat, je fais régulièrement (environ tous les 3mois) un inventaire, et je veille au quotidien à disposer du nécessaire et rien de plus!

Classer

Un des livres que j’ai lu il y a quelques temps proposait de classer les documents-papier qui nous seront nécessaires dans un avenir proche au sein d’un dossier chronologique.

Concrètement, l’auteur préconise d’utiliser une pochette rigide pour chaque mois de l’année, pochette mensuelle qui comprend une sous-chemise par jour.

Lorsque vous organisez votre travail, vous découpez en tâches / sous-tâches, évaluez la charge de chaque élément, et vous rangez chaque document en fonction de la date à laquelle vous prévoyez de réaliser l’action (cela sous-entend d’estimer avec fiabilité la durée des tâches ainsi que le planning de réalisation).

Lorsque vous déterminez qu’un document vous sera nécessaire dans plusieurs jours (comme un carton d’invitation ou un ordre du jour de réunion), ce mode de fonctionnement vous permet de savoir instantanément où le poser et où le trouver.

Personnellement, je gère des projets à 2 mois. Du coup j’utilise deux jeux de sous-chemises de couleurs différentes (31 jours et 30 jours) et 12 pochettes. En début de mois, je joins les sous-chemises correspondant aux samedis et dimanches avec des trombones pour ne pas risquer de glisser de documents à l’intérieur. Tous les soirs je retire la sous-chemise de la journée écoulée de la pochette; ainsi, je limite le volume de la pochette du mois.

Au départ c’est un peu surprenant car votre dossier projet est “éclaté” en de nombreuses sous-chemises, mais rapidement j’ai constaté que cela m’évitait de manipuler des pièces inutiles à la réalisation des objectifs du jour.

Quand un document n’est plus utile, il rejoint le dossier auquel il se rattache dans le placard.

Je trouve dorénavant plusieurs avantages à cette façon de faire, que j’ai complètement adoptée:

• j’évite de m’atteler à un chantier non planifié,
• lorsque je commence ma journée je sais que tous les éléments nécessaires sont dans la sous-pochette, je n’ai pas à chercher partout l’information qui me permet de faire mon travail,
• chaque jour, je n’ai sur mon bureau que les documents strictement liés au travail du jour.

Le bureau est ainsi très bien rangé, la pièce moins chargée, et dégage moins la sensation de “masse de choses à faire”.

Du coup, je peux recevoir plus agréablement les collaborateurs ou clients, et le soir, c’est un immense plaisir que de voir cette pochette du jour vide!

Bref je travaille plus sereinement et plus efficacement.