Faire autrement

Comme à chaque fois je vais vous faire part d’un retour d’expérience, qui porte ici sur la mise en place d’un wiki en entreprise.

Qu’est-ce qu’un Wiki?

Je vais simplement reprendre la définition du plus célébre wiki de la planète, “Wikipédia”.

Un wiki est un site web dont les pages sont modifiables par tout ou partie des visiteurs du site.

Il permet ainsi l’écriture et l’illustration collaboratives de documents.

Pourquoi mettre en place un Wiki?

Ayant la responsabilité de différents services et étant co-fondatice de la société j’interviens dans de nombreux dossiers. J’ai mis en place un wiki au sein de mon entreprise il y a maintenant quasiment 4 ans.

Je souhaitais permettre à chacun de mes collaborateurs de disposer de mon savoir “historique” sans avoir à me solliciter et devenir ainsi indépendant de moi.

Mes objectifs étaient de déléguer au maximum toutes les tâches qui pouvaient l’être (et devaient l’être), et de permettre à chacun de profiter des savoirs de son collègue et de partager les siens.

Les étapes pour la mise en place

Etape 1: choisir le moteur du Wiki

Il en existe des tas et j’ai même découvert un moteur qui les comparent entre eux: wikimatrix

Pour ma part, étant toujours à la recherche de la simplicité, après quelques recherches, j’ai retenu Dokuwiki

Pourquoi Dokuwiki ?

• s’agissant d’un projet “à la marge” je recherchais un outil simple à mettre en place et à gérer par mes équipes informatiques (Dokuwiki n’a pas de base de données, tout est stocké dans des fichiers)
• l’enrichissement de cet outil ne devait pas me ralentir de trop (frein au changement si c’est compliqué on ne le fait pas !) – l’interface de création d’article est intuitive et j’ai trouvé facile de structurer proprement les informations.

Idéalement, installez Dokuwiki sur une machine de type serveur. Il est fortement recommandé de mettre en place un backup automatisé.

Etape 2: structurer et alimenter

Créez les dossiers, les sous-dossiers, et pensez à bien hiérarchiser les parties d’une page également.

Et voilà maintenant démarre le travail d’alimentation.

J’ai commencé à alimenter le wiki en notant ma connaissance spécifique de l’entreprise et stockant progressivement des informations, motivée par la pensée qu’elles seraient utiles à d’autres plus tard.

Je recommande de le remplir au fur et à mesure que l’on vous demande quelque chose que vous avez répété 1000 fois (ou en vous apercevant que vous êtes peu à disposer de la connaissance sur ce dossier).

Vouloir tout remplir d’un coup sera laborieux, fastidieux, et le wiki sera probablement rapidement abandonné si vous procédez ainsi.

Très rapidement, votre wiki commencera a atteindre une taille suffisante pour devenir réellement un outil partageable.

La mise à jour permanente et une suppression des connaissances obsolètes est cruciale; cela est plus facile à réaliser lorsque chacun s’assure de la concision de ce qui est saisi.

Etape 3: communiquer et partager

Je n’ai au début pas cherché la participation des uns et des autres, et je me suis concentrée uniquement sur un “transfert de connaissance”.

Une fois le contenu suffisamment étoffé, j’ai commencé à communiquer sur l’existence du wiki. Comme souvent lors de la mise en place de nouveaux outils l’adhésion fut mitigée mais progressivement en l’utilisant mes différents collaborateurs proches ont perçu l’intérêt de la démarche, et pour certains ont commencé à s’y référer, voir à le nourrir.

La mécanique était entrée en mouvement… Après quelques mois les informations que je détenais étaient un peu mieux partagées, et je gagnais également du temps en indiquant à mes collaborateurs où trouver une information donnée, plutôt qu’en la transmettant oralement.

Conclusion

Au final l’entreprise a gagné en productivité:

• en diminuant le nombre de mails échangés et les redites lors des réunions
• en raccourcissant le délai entre l’intégration d’un nouveau collaborateur et sa “prise active” de poste
• en facilitant la collaboration au sein d’une équipe

En prime j’ai sensiblement allégé mon stress quotidien (meilleure ambiance entre les collaborateurs, plus de prise d’initiative, temps gagné pour les “sachants”).

Pour en savoir plus

• Livre: Les wikis, espaces de l’intelligence collective de Jérôme Delacroix
• Le wiki en entreprise – fiche pratique du site Comment ça marche?
• Mettre en place un wiki en entreprise – une présentation de Emilie Ogez
• De l’utilisation du Wiki en entreprise de Jérémie Moritz
• Technologie: Le Wiki, le tableau blanc de l’intelligence collective de Michel Dumais
• How to start and keep your wiki alive